書類 郵送 添え 状。 内定承諾書の添え状の書き方(基本の例文あり)

【テンプレートあり】個人宛に「送付状」を書くときのポイントと基本構成

書類 郵送 添え 状

「送付状・添え状」についての基本知識 「送付状」「添え状」の役割 ビジネス文書を送付する時は、送る書類の内容や送付者の名前などを書いた送付状や添え状を書類に添えることで、内容がすぐにわかるとともに丁寧な挨拶も行うことができます。 逆に送付状を添えずに書類だけ送付することは、ぶしつけで失礼ですので注意しましょう。 「送付状」「添え状」の構成と書き方のポイント 送付状(添え状)の書き方は、3つに分かれる構成にしたがって作成します。 ビジネス文書は「社外文書」用と「社内文書」用がありますが、基本的な構成は同じです。 【前付け】発信年月日 宛名 差出人・住所• 【本 文】件名 前文 主文 末文• 【前付け】:「発信年月日」「宛名」「差出人・住所」を書きます。 発信年月日の年は、西暦か年号のどちらかで統一させます。 受信者名は会社宛ての場合は「御中」、担当者宛の場合は「様」と書きます。 「差出人・住所」は文書によって住所や電話番号を省略することもあります。 【本文】:「件名」を20文字以内位ではじめに書き、次に「前文」として「挨拶」と「日ごろのお礼」を書き、次に「主文」である用件を簡潔に書きます。 「末文」には「何卒~お願い申し上げます」「まずはご通知申し上げます」など結びの言葉を書きます。 【後付け】:「記書き」の形で主文と分けて書類の内容を別記します。 一項目に一用件の箇条書きとします。 別記したい注意事項などの追伸文がある場合は「なお、~」として最後に書き入れます。 「送付状・添え状」の目的別テンプレート(例文・文例) 送付状・添え状の文例を書類の目的別にテンプレートで紹介します。 一般的なテンプレート以外は、【本文】と【後付け】部分のみを紹介しますので、用途に応じてアレンジしてください。 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼を申し上げます。 さて、早速ではございますが下記の書類をお送りいたします。 よろしくご査収くださいますよう、お願い申し上げます。 平素は格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。 さて、〇月〇日に納品させていただきましたご注文の商品の代金は、同封いたしました請求書の通りでございます。 何卒ご確認のうえ、〇月〇日までに代金をお支払いくださいますよう、お願い申し上げます。 敬具 記 ・同封書類 請求書一通 以上 領収書に同封するテンプレート 書類送付のご案内 拝啓 貴社ますますご清栄のことと心よりお喜び申し上げます。 平素は一方ならぬご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 つきましては、下記の通り領収書をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。 敬具 記 ・同封書類 領収書 〇通 以上 その他の「送付状・添え状」の書き方 英語の「送付状・添え状」の書き方のポイントとテンプレート 英語の書き方のポイント 英語のビジネス文書にも決められた形式があります。 書く順番にしたがって説明します。 差出人住所: 右上に差出人住所を記入します。 住所の書き方は日本と逆の書き方となり、地番から始まり郵便番号で終わります。 最後に「JAPAN」を書きます。 日付: 日付の書き方はアメリカ式とインターナショナル式があります。 アメリカ式は月・日・年の順(例:May 15,2019)、インターナショナル式は日・月・年の順(例:15 May 2019)に書きます。 宛先人の名前と住所: 左上に受取人(会社名)、住所の順に書きます。 呼びかけ: 日本語の「拝啓」にあたる部分です。 「Dear Mr. Mrs. Smith,」のように書きます。 男性はMr. 既婚女性はMrs. 未婚女性はMiss と以前は表記していましたが、昨今は女性はどちらにも使える Ms. を使うのが一般的です。 会社宛ての場合や担当者名がわからない時は「関係各位」という意味の「To Whom It May Concern」と書きます。 本文: 時候の挨拶などは不要で、すぐに用件に入ります。 結論から入り、簡潔にまとめるのがポイントです。 結び: 日本語の「敬具」にあたる部分です。 ビジネスでは「Sincerely Yours」「Yours Sincerely」「Truly yours」「Truly yours」が一般的です。 署名と差出人氏名: 右下に直筆で名前をサインします。 漢字の名前でも問題ありません。 サインの次の行にはローマ字の名前を書きます。 性別や既婚・未婚を明らかにしたい時は自分の名前に「Mr. 」「Miss」をつけることができます。 英語のテンプレート 〇〇〇 Co. , Ltd. 1-2-3 Sakuragaoka Shibuya-ku, Tokyo 150-0000 Japan 20 Dec. 2019 ABC Co. , Ltd. 123 ABC Dr. Chicago, IL 45678 U S A Dear Mr. Smith, I would like to ~ Sincerely Yours, サインを記入 Namie Sakamoto 履歴書の「送付状・添え状」のテンプレート 履歴書を応募先に送付する時は「送付状・添え状」を添えればビジネスマナーをわきまえていることを伝えられます。 送付状の構成は先に説明したとおりです。 例文をテンプレートで紹介します。 さて早速ではございますが、この度貴社の求人に応募させていただきたく、履歴書と職務経歴書をご送付させていただきます。 是非ともご検討いただき、ご面談の機会をいただけましたら誠に幸いに存じます。 ご査収のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。 敬具 記 ・履歴書 1枚 ・職務経歴書 2枚 以上 社内用の「送付状・添え状」の書き方のポイント 社内文書の送付状を作成する場合は、儀礼的な要素は必要ないため、「本文」には件名と主文のみ書き入れ、前文と末文は必要ありません。 宛名の敬称は個人宛の場合は「殿」、複数人に配布する場合は「各位」とします。 「各位殿」とすると二重敬語となり好ましくありません。 その他の文書構成は社外用と同じです。 まとめ 日々のビジネス文書はメールのやりとりで済んでしまいますが、郵便で書類を送る場合は送付状(添え状)を同封するのがマナーです。 基本のテンプレートを作成しておき、季節にあわせて時候の挨拶をアレンジできるとさらにマナー力がアップします。 「時候の挨拶」を用いたビジネスレターの書き方は以下の記事で紹介していますので参考にしてください。

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【入社書類の添え状の書き方】テンプレート付きでポイントを紹介

書類 郵送 添え 状

提出遅れをする際の5つの注意点• 提出が遅れたときのお詫びメール、送付状の書き方 書類の郵送、提出が遅れたときの5つの注意点 提出しなければいけない書類の郵送や提出が遅れてしまったときには、焦ってしまい、頭が真っ白になってしまいますよね。 慌てて提出したいところですが、相手の信頼を得るために注意しておきたい5つのポイントを紹介します。 起こってしまったミスは、どのようにリカバーするのかが重要です。 ミスを反省しつつも、取引先の信用を失わないようにするための方法を知っておきましょう。 1.提出が遅れる場合はできるだけ早めに連絡をする 提出が遅れることがわかった場合は、 できるだけ早い段階で連絡をすることが重要です。 遅れそうになっても「今から頑張ったらギリギリ間に合うかな……」と、遅れそうなことを報告しない方もいらっしゃるでしょう。 しかし、提出日になってから「遅れます」と報告することは、 先方に迷惑がかかってしまいます。 数時間でも遅れる可能性がある場合は、「もしかしたら遅れてしまう可能性がある」ということをできるだけ早い段階で伝えておくことがマナーです。 2.提出がいつ頃になるのかを報告する 提出が遅れることを伝えるだけでは「遅れるのはわかったけれど、いつ届くの?」と相手を不安にさせてしまいます。 できるだけ遅れを少なく伝えたいがために、無理な期限を設定してしまいがちですが、新たに設定した期限までも遅れてしまった場合、大きく信用を失ってしまいます。 新しい提出期限は、できるだけ無理のない現実的な日時を伝えるようにしてください。 3.遅れの理由は事前に電話で説明しておく 書類の郵送や提出を遅れたときには、メールだけではなく、できるだけ 電話で遅れていることをお詫びし、 理由を説明することがおすすめです。 直接電話で伝えることで、より真摯に対応している印象を与えられます。 重要な書類の場合は、先方も「提出日ギリギリなのに連絡がこないな」と不安に思っている可能性もあります。 先方からリマインドされる前に、自分から状況を伝えるようにしてください。 また、社内書類の提出が遅れる場合は、すぐに上司や提出先の人に「遅延の旨と遅延理由」を伝えておきましょう。 簡単な書類なのに遅れている場合、 先方は「多分忘れているだろうな」とわかっているケースがほとんどです。 無理な言い訳をすると油に火を注いでしまい、かえって逆効果になってしまう恐れがあります。 決して言い訳はせずに「失念しておりました」「私の不手際です」と自らの非を認め、誠心誠意お詫びするようにしましょう。 4.送付状・メール文ではお詫びの言葉を最小限にする 郵送しなければいけないものの提出が遅れている場合、すぐに郵送したい気持ちはわかりますが、郵送で書類を送付するのは書類の郵送、提出が遅延した理由を電話で説明した「 後」です。 書類に同封する送付状には、長々と遅延の理由を説明することは不要。 先方がさらに不快な思いをする可能性が高いからです。 送付状でのお詫びの言葉は必要最低限にして、ビジネスレターとして適した文章を作成しましょう。 例文を後ほど紹介するので、参考にしてみてください。 また、上記と同様の理由で、書類を郵送した後に送るメールにおいても長々と遅延の理由を記す必要はありません。 5.郵送後にお詫びメールを送る 書類の郵送や提出が遅れた場合、郵送後に送付状とは別にお詫びメールを送りましょう。 メールには郵送した書類を「 いつ発送して、いつ到着するのか」まで記載します。 追跡番号がわかっている場合は相手に伝えておくこともおすすめです。 また、社内で書類提出が遅れた場合、お詫びメールと提出書類を同時に送ります。 「社外向け・郵送遅延の謝罪メール」と「社内向け・提出遅延のお詫びメール」の文例を参考に、しっかりと相手にお詫びの気持ちを伝えましょう。 【例文】書類の郵送が遅れたときのお詫びメール 提出が遅れたときには、以上のポイントを押さえて、お詫びをしなければいけません。 相手に誠意が伝わるように、ビジネスマナーを守った文面でお詫びしましょう。 社外向けの例文 提出が遅れたことをメールで謝罪する際には、件名を見ただけで「遅れたことに対するお詫びメール」だと伝わるように執筆しましょう。 書類郵送の遅延により貴社に大変なご迷惑をかけてしまいましたこと、 心よりお詫び申し上げます。 今後このようなことがないように十分留意してまいります所存です。 大変恐縮ではございますが、何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。 今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。 ============================== 社内向けの例文 社内向けに送る場合は、お詫びのメールと同時に提出してもOKです。 しかし、遅れることがわかった時点で直接知らせておくようにしましょう。 ご確認を、どうぞお願いいたします。 今後は提出が遅れないように十分留意してまいります所存です。 引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。 ============================== 提出が遅れた場合の送付状の書き方 送付状としてお詫びの文面を作る場合には、メールよりも丁寧に文章を作る必要があります。 送付状やお詫びの手紙を書くことはあまり多くないため、「どうやって書いたら失礼にならないのかわからない」という方も多いでしょう。 今回紹介する送付状の書き方のポイント例文を元にして、お詫びの気持ちが伝わる送付状を作成してください。 「時候の挨拶」は省略しよう 送付状を作るときには、「時候の挨拶」を入れることが一般的です。 しかし、お詫びの送付状は急ぎの書状になるため、 「時候の挨拶」は省略するのが無難。 「晩春の候」などと書くと、悠長でのんきな印象になってしまうからです。 また、頭語は「 謹啓」を使うことがおすすめです。 一般的に利用される「拝啓」よりあらたまった印象を与えられます。 普段使わない言葉を使うことによって、「深くお詫びしている態度」を表現できます。 「拝啓」を使う場合、結語は「敬具」になるように、頭語にはそれぞれセットとなる結語が存在します。 「謹啓」を頭語とした場合、結語は「謹白」です。 きちんと頭語と結語がセットになっているか確かめた上で、封をしてください。 送付状に書くべき「お詫びの言葉」 送付状に書くべきお詫びの言葉は、簡潔にまとめることがポイントです。 「大変遅くなり、申し訳ございません」「私の不手際で遅くなりましたこと、心よりお詫び申し上げます」「書類送付が遅くなりまして、大変御迷惑をおかけいたしました。 深くお詫び申し上げます」などが挙げられます。 「大変遅くなり、申し訳ございません」• 「私の不手際で遅くなりましたこと、心よりお詫び申し上げます」• 「書類送付が遅くなりまして、大変御迷惑をおかけいたしました。 深くお詫び申し上げます」 心がけておきたいのは、通常のビジネスレターよりも 丁寧な語調にすること。 例えば「申し訳ありません」よりも「申し訳ございません」のほうが、お詫び状やお詫びメールには適切な語調になります。 【例文】お詫びの言葉を綴った送付状 では実際に、お詫びの言葉を綴った送付状の例文を確認しましょう。 ============================== 謹啓 時下ますます御清祥の御事とお慶び申し上げます。 平素より格別なお引き立て(御愛顧)を賜り、誠にありがたく御礼申し上げます。 さて、大変遅くなりましたが、以下の書類をお送り致します。 御査収賜れば幸いでございます。 今回は私の不手際で御迷惑をおかけ致しましたこと、深くお詫び申し上げます。 今後とも相変わらぬお付き合いを賜りますよう、伏して(心より)お願い申し上げます。 謹白 ============================== 「格別なお引き立てを賜り」の部分は「御愛顧を賜り」。 「伏してお願い申し上げます」は「心よりお願い申し上げます」と変更することもできます。 相手との関係性や、謝罪の程度によって適切な言葉を使うようにしましょう。 提出遅れが発生した場合は、前後の対応がポイント.

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送付状ワードテンプレート(無料)

書類 郵送 添え 状

履歴書の送付状は郵送するときに「必要」 送付状(添え状/カバーレター)とは、 封筒の内容物を一覧で記したあいさつ状のことです。 履歴書を企業に 郵送するときは、送付状をつけるのがマナー。 企業の担当者は「どんな書類が、誰から送られてきたのか」をひと目で把握できます。 ただし、書類を直接企業に持参する場合、送付状は必要ありません。 履歴書の送付状の書き方【無料テンプレート】 【すぐできる】送付状の無料テンプレート 送付状は、Wordなどの文書作成ソフトを使って PC 上で作成するのが一般的です。 以下に送付状の 無料テンプレートを用意しましたので、ダウンロードしてお使いください。 <基本のルール>• 横書きで作成する 【1】宛名は左上に記入する 1行目に会社の正式名称、2行目に担当部署や担当者の名前を書きましょう。 【2】日付は右上に記入する 日付は西暦・和暦どちらでもOK。 履歴書を ポストに投函する日を記入します。 【3】自分の署名は日付の下、もしくは用紙の一番下の右端に記入する 自分の住所と名前、電話番号を上から順に1行ずつ記入します。 電話番号は連絡のつきやすいものを書いておきましょう。 【4】頭語と結語を忘れない 頭語と結語は2つでセットになっています。 表「頭語と結語の例」を参考に、いずれかを使うようにしましょう。 「前略」はNGです。 【5】時候の挨拶と結びの挨拶を入れる 送付状の最初に入れる挨拶としては、次のようなものがよく使われます。 「時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」 「時下、貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます」 「時下」とは手紙の冒頭に良く使われる、時候の挨拶です。 一年中使える便利な言葉ですが、さらに丁寧な印象を与えたい場合、「時下」の代わりに以下の言葉を入れても良いでしょう。 1月:初春の候 7月:盛夏の候 2月:晩冬の候 8月:残暑の候 3月:早春の候 9月:初秋の候 4月:春暖の候 10月:秋涼の候 5月:新緑の候 11月:晩秋の候 6月:初夏の候 12月:初冬の候 結びの挨拶は以下のような「面接の機会を設けてほしい」という思いが伝わるものでも良いでしょう。 「何卒ご高覧の上、面接の機会をいただければ幸いでございます」 「ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます」 【6】同封する書類を箇条書きに記載 中央揃えで「記」と一文字記入し、その下に 箇条書きで同封書類の名称と枚数(部数)を記載しましょう。 同封する書類をすべて記載した後、右下に「以上」と記入すれば送付状は完成です。 「手書き」送付状の書き方と注意点 送付状は「手書き」しなくてOK 送付状はわざわざ手書きで用意する必要はありません。 PCで作成した場合、履歴書を送るたびに新しい送付状を書く手間が省けますし、書き損じの心配もありません。 PCがない(使えない)場合など特段の事情がない限り、手書きはおすすめしません。 「手書き」送付状の書き方 〈基本ルール〉• 用紙は、無地の白い便箋(縦書き)を用いる。 罫線が入っていても可。 筆記用具は黒のボールペンを使用する。 修正液はNG。 書き損じた場合は書き直すこと。 1頭語:1行目の一番上から始める 「拝啓」などの頭語は、1行目の一番上から書きましょう。 頭語の後は1文字あけて、時候の挨拶を書き始めます。 頭語と時候の挨拶は、最初の1行におさめると見栄えが良いでしょう。 2本文:各段落の一文字目を下げて書く 本文は、1文字下げてから書き始めます。 文章がいくつか続いてしまうと読みづらいので、2文ごとなど、こまめに段落を変えることを心がけましょう。 3結語:下を1 文字分空けて書く 結語は本文と同じ行に書きましょう。 位置は行末から1字分空けるぐらいでOK。 本文が行末ギリギリで結語が書けない場合、1行ずらしましょう。 4日付:漢数字・和暦で書く 行の一番上から書き始めます。 結語を書いた次の行に、元号を用いる和暦で 履歴書をポストに投函する日を記入しましょう。 5自分の名前:下を1 文字分空けて書く 日付の次の行に、下寄せで自分の名前を書きましょう。 この時、名前の最後の文字の後に1文字分のスペースを残しておくことを忘れないようにしましょう。 6宛名:「会社名」「部署名」「担当者の名前」を1 行で書く 会社名と部署名、担当者の名前を、1文字分ずつスペースを空けながら1行で書きましょう。 送付状の封筒への入れ方・順番 送付状が完成したら、応募書類を以下の順番で封筒に入れましょう。 送付状は一番上に重ねます。 送付状/カバーレター• 履歴書• 職務経歴書• その他の応募書類 送付状に自己PRはいらない 送付状に履歴書で書ききれなかった 自己 PR を書くことはおすすめしません。 送付状は本来、封筒の内容物を知らせるあいさつ状です。 テンプレート通りに作成し、不必要な文章は控えましょう。 また、封筒を開封した担当者以外が 送付状に目を通すことも考えにくいため、渾身の自己PRを書いたところで、 ほとんど読まれないのが現実です。 自己PRはあくまで履歴書の中で完結させ、送付状に記入する内容は最低限の情報に留めましょう。 まとめ 送付状は履歴書の郵送時に必要ですが、役割はあくまで封筒の内容物を知らせるあいさつ状。 最低限の情報を間違いなく記入すれば問題ありません。 送付状よりも履歴書や職務経歴書など、選考に関わる応募書類の内容を充実させましょう。

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